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我們在excel中對數(shù)據(jù)清單上的數(shù)據(jù)進行分析的一種方法是分類匯總。在數(shù)據(jù)菜單上選擇分類匯總命令，我們可以在數(shù)據(jù)清單中插入分類匯總行，然后按照選擇的方式對數(shù)據(jù)進行匯總。同時，在插入分類匯總時，Excel還會自動在數(shù)據(jù)清單底部插入一個總計行。分類匯總是一個重要的功能。例如，我們有一個包含有數(shù)百條銷售記錄的數(shù)據(jù)清單：其列分別標記有地區(qū)、銷售員和產品。就可以使用分類匯總，自動產生按地區(qū)、銷售員和產品的小計和總計。可以用單獨的或者組合的方式對這三組銷售數(shù)據(jù)進行匯總。

一、自動分類匯總自動分類匯總的操作步驟如下：

1、將數(shù)據(jù)清單，按要進行分類匯總的列進行排序，如圖12-27所示。在本例中我們按地區(qū)進行排序。

2、在要進行分類匯總的數(shù)據(jù)清單里，選取一個單元格。執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令，在屏幕上我們還看到一個如圖12-28所示的對話框。

3、在分類字段框中，選擇一列：它包含要進行分類匯總的那些組或者接受默認選擇。在匯總方式列表框中，選擇想用來進行匯總數(shù)據(jù)的函數(shù)，默認的選擇是求和。在選定匯總項中，選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的那一列或者接受默認選擇。按下確定按鈕，我們就可以看到如圖12-29所示的結果。

二、多列自動分類匯總我們也可以對多項指標匯總，例如我們可以對各地區(qū)的銷售數(shù)量和金額兩項指標進行匯總。其操作步驟如下：

1、將數(shù)據(jù)清單，按要進行分類匯總的列進行排序。

2、執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中的分類匯總命令，在屏幕上我們還看到分類匯總對話框。

3、在選定匯總項框中，選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的列。

4、按下確定按鈕，就可以看到匯總的結果。注意： 如果我們要保留對數(shù)據(jù)清單已執(zhí)行的分類匯總，必須清除替換當前分類匯總復選框。

12.5.3 自動分類匯總的嵌套所謂分類匯總的嵌套是指：我們先對某項指標匯總，然后再對匯總后的數(shù)據(jù)作進一步的細化。例如，我們要對每個地區(qū)和每種產品的分類匯總，那就先按列進行地區(qū)排序，然后再按產品列進行排序。使用自動分類匯總嵌套的操作步驟如下：

1、將數(shù)據(jù)清單按要進行匯總列進行排序。執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令，在屏幕上出現(xiàn)分類匯總對話框。在分類字段框中，選擇要進行分類匯總的第一列。在匯總方式框中，選擇用來進行匯總數(shù)據(jù)的函數(shù)，默認的選擇是求和。在選定匯總項框中，選擇包含有要進行匯總的數(shù)值的列。按下確定按鈕，就可以看到如圖12-29所示的結果。

2、再次執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令。在分類字段框中，選擇要進行分類匯總的第二列。清除替換當前分類匯總復選框。按下確定按鈕，我們就可以看到如圖12-30所示的結果。

三、移去所有自動分類匯總對于不再需要的或者錯誤的分類匯總，我們可以將之取消，其操作步驟如下：

1、在分類匯總數(shù)據(jù)清單中選擇一個單元格。

2、執(zhí)行數(shù)據(jù)菜單中選擇分類匯總命令，在屏幕上看到分類匯總對話框。

3、按下全部刪除按鈕即可。

我們除了顯示一列的分類匯總之外，我們還可以利用自動分類匯總做如下工作：顯示一個分類匯總行，該行有若干列數(shù)據(jù)的分類匯總。顯示若干列數(shù)據(jù)的多重、嵌套分類匯總行。顯示多重分類匯總行，這些行有每一分類匯總行的不同計算。隱藏或顯示數(shù)據(jù)清單中的明細數(shù)據(jù)。注意：在進行自動分類匯總之前，我們必須對數(shù)據(jù)清單進行排序。數(shù)據(jù)清單的第一行里必須有列標記。

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